С въвеждането на Стандартизирания одитен файл за данъчни цели (SAF-T) България прави важна крачка към дигитализацията на данъчния контрол и обмяната на счетоводна информация между бизнеса и НАП. На практика това е единна и стандартизирана рамка, чрез която предприятията ще подават детайлна финансова и счетоводна информация директно към приходната администрация – в машинно четим формат и по ясно определени правила.

След дълъг процес на обсъждане, в средата на 2025 г. НАП публикува окончателната заповед на изпълнителния директор, която описва структурата, формата и реда за предоставяне на SAF-T файла. Съгласно нея, от 1 януари 2026 г. подаването става задължително за около 460 големи предприятия. В следващите години се предвижда разширяване на обхвата към средни, малки и микро фирми.

Какво включва SAF-T файлът?

SAF-T не е просто технически файл – той е огледало на цялостната счетоводна система на едно предприятие за определен период. Данните са структурирани в XML формат и следват международно приета логика, адаптирана към българските данъчни и счетоводни изисквания.

Според заповедта на НАП, SAF-T файлът включва няколко основни модула:

• Основна информация (Header): Идентификационни данни за предприятието, периода, вида на файла, използвания софтуер и др.

• Master Files (Справочни таблици): Списъци с контрагенти, продукти, счетоводни сметки, данъчни категории и други справочни елементи, необходими за тълкуване на записите.

• General Ledger Entries (Счетоводни операции): Всички записани транзакции по главната книга за съответния период, с включени стойности, основания, сметки и връзки между документи.

• Дълготрайни активи: Подават се веднъж годишно и съдържат информация за придобиване, амортизации, отписвания и други характеристики.

• Файл при поискване: Съдържа данни за инвентаризации, които се предоставят само при изрично искане от страна на НАП.

• Валидиране: Всеки файл подлежи на автоматична валидация спрямо XSD схема, публикувана от НАП, която определя задължителни полета, формати и логически зависимости между тях.

Какви видове файлове се подават?

Заповедта определя три основни типа SAF-T файлове, които предприятията ще трябва да генерират и подават:

• Месечен файл – обхваща всички счетоводни операции и справочна информация за даден месец. Подаването трябва да се извърши до 14-то число на следващия месец, като се обсъжда възможност за удължаване до края на месеца.
  

• Годишен файл – подава се до 30 юни на следващата година и съдържа информация за дълготрайните активи.

• Файл при поискване – активира се само при изрично изискване от страна на НАП, например при ревизия, одит или тематична проверка.
  

Как ще подадете SAF-T данни?

Според официалната техническа документация и възможностите, описани от НАП, подаването на SAF-T може да се осъществи по три основни начина:

 Ръчно – бавно и рисково

За малки предприятия с ограничен брой записи е възможно файлът да бъде генериран и подаден ръчно – чрез попълване на XML шаблон и качване в портала на НАП с КЕП. Това обаче е силно рисков подход, тъй като изисква техническа прецизност, познания по XML и постоянно ръчно следене на промените в структурата. Допускането на грешка при форматирането може да доведе до отхвърляне на файла или некоректно подаване.

 Чрез интеграция – автоматизирано и сигурно

Предпочитаният и препоръчителен подход за средни и големи предприятия е директната интеграция между счетоводната/ERP система и системата на НАП. Това позволява:

• автоматично генериране на XML файла на база реални счетоводни данни;

• вътрешна валидация преди подаване;

• подаване чрез защитена електронна комуникация (вкл. възможност за API връзка);
  

• архивиране и проследимост на всички подадени версии.

Интеграцията елиминира риска от човешки грешки и позволява процесът да бъде част от стандартната отчетност – с минимално ръчно участие.

 С агрегатор – за комплексни случаи

При по-сложни структури – например холдинги, дружества с външни счетоводители или разпределени системи – може да се използва агрегираща услуга. Това е междинен слой между фирмата и НАП, който събира данните от различни източници (счетоводен софтуер, CRM, складови системи и др.), валидира ги, генерира SAF-T файл и го подава в съответствие със схемата. Такива агрегатори могат да бъдат софтуерни решения или външни консултантски компании, които предлагат „SAF-T като услуга“.

Какво следва за бизнеса?

Първите задължени лица вече са официално уведомени от НАП и трябва да се подготвят до края на 2025 г. Според заповедта, се предвижда 6-месечен гратисен период след началната дата, в който няма да се налагат санкции при допуснати технически грешки. Обмисля се удължаване на този период до 12 месеца.

Въпреки това, подготовката трябва да започне сега. Препоръчително е всяко предприятие да:

• извърши оценка на готовността на своя софтуер – дали поддържа SAF-T и кой модул е необходим;
  

• организира вътрешен процес по проверка и валидация на файловете преди подаване;

• възложи отговорност на конкретен екип – счетоводители, ИТ отдел, външни консултанти;

• осигури тестване чрез демо подавания, където е възможно;

• разгледа варианти за автоматизация и/или аутсорсинг, ако вътрешният капацитет не позволява самостоятелно изпълнение.

SAF-T не е еднократно задължение, а нов постоянен елемент в комуникацията между бизнеса и данъчната администрация. Колкото по-рано предприятията осъзнаят нуждата от структурирана, автоматизирана и сигурна подготовка, толкова по-лесно и безпроблемно ще преминат през тази реформа. Подаването не е просто технически акт – то е част от цялостната данъчна и счетоводна дисциплина на фирмата. А с нея идват и възможности – за по-добра отчетност, контрол и сигурност пред държавата и партньорите.

Нашият екип вече разработи готово решение за подаване на SAF-T файла, съобразено с последната заповед на НАП и техническите изисквания.

Ако искате да преминете през този преход без излишно напрежение, закъснения и грешки – можем да бъдем ваш надежден партньор в процеса. Предлагаме интеграции, автоматизирани подавания и персонализирана поддръжка според нуждите на вашия бизнес.