Счетоводна справка за предприемачи (US GAAP)

Отчетът за приходи и разходи (P&L(П&Р)) показва представянето на компанията за определен период от време (обикновено за текущата година).

  • Брутната печалба е равна на доходите от продажбите минус цената на продадените стоки.
  • Разходи за дейността/Оперативни разходи включват администрация, продажби и заплати на R&D, както и наем, удобства, допълнителни разходи, застраховки, всички разноски извън разходите за продадените продукти.

Счетоводният баланс представлява моментна картина на финансите на компанията към определена дата (за разлика от отчета за приходи и разходи, който представлява анализ за определен период от време)

  • Активите представят имуществото на компанията, нещата, които тя притежава. Фиксираните активи включват сгради и офиси, а текущите – банкови сметки и пари в брой. Клиент, който дължи пари на компанията, е актив. Служителите не са активи.
  • Пасивите са задължения от минали събития, които компанията ще трябва да плати в бъдеще (сметки за удобства, дългове, неизплатени доставки).
  • Капитал е размерът на средствата, внесени от собствениците (основатели или акционери) плюс предварително неразпределена печалба (или загуба).

Всяка година нетните печалби (или загуби) се отчитат в неразпределената печалба.

Това, което компанията притежава (актив) е било финансирано чрез дългове за възстановяване (задължения) или собствен капитал (притежания) (equity) (печалби, капитал (capital)).

Прави се разлика между закупуване на активи (например сграда) и на разходи (например гориво). Активите имат съществена стойност във времето, в сравнение с разходите, чиято стойност се изразходва за това компанията да „функционира“.

Приходи и разходи

(годишен) доход
(годишен) доход
минус разходи за себестойност
стойност на продадените стоки
БРУТНА ПЕЧАЛБА
Минус оперативни разходи
R&D
Продажби - основни и административни
ОПЕРАТИВНА ПЕЧАЛБА И ЗАГУБА
Плюс други доходи
Печалби от промяна на валутните курсове
Обезценки на активи
Минус други разходи
Лихви по задължения
Амортизация
НЕТНА ПЕЧАЛБА

Счетоводен баланс

Текущи активи
Пари в брой и банкови сметки
Сметки за взимания
Отсрочени данъчни активи
Плюс нетекущи активи
Земя/терен и сгради
Нематериални ценности
ОБЩА СУМА НА АКТИВИТЕ
Минус текущи пасиви
Сметки за задължения
Отсрочени приходи
Отсрочени данъчни пасиви
Минус нетекущи пасиви
Дългосрочни заеми
НЕТНИ АКТИВИ
Капитал
Обикновени акции
Плюс неразпределена печалба
ОБЩ КАПИТАЛ

Активи = Пасиви + Капитал

Сметкоплан

В сметкопланът се изброяват всички сметки, независимо дали са сметки от счетоводния баланс или отчети за печалба и загуба. Всяка финансова транзакция (напр. плащане, фактура) влияе върху сметките, като премества стойността от една сметка (кредитна) в друга (дебитна).

  • Учредяване на компанията (Първоначален капитал $1000)
  • Клиентска фактура ($100+9% данък)
  • Доставка на стоки до клиента
  • Кредитно известие към клиент
  • Клиентско плащане
  • Получени стоки от доставчика (Поръчка: $50)
  • Фактура за покупка (Фактура: $50)
  • Фактура за покупка (Фактура: $52, но поръчката е $50)
  • Платена фактура за покупка ($52+9% данък)
  • Придобиване на сграда (договор за покупка)
  • Плащане на сградата
  • Годишна амортизация на активите (10% на година)
  • Клиентска фактура (тригодишен договор за обслужване, $300)
  • Признаване на приходи (всяка година, включително първата)
  • Плащане на дължимите данъци

Баланс = Дебит - Кредит

Дебит Кредит Баланс
1 Активи
11000 Пари в брой
13100 Сметки за вземания
14000 Инвентар
14600 Издадени, но нефактурирани стоки
17200 Сгради
17800 Начислена амортизация
19000 Отсрочени данъчни активи
2 Пасиви
21000 Сметки за задължения
22300 Отсрочени приходи
23000 Получени, но незаплатени стоки
26200 Отсрочени данъчни задължения
3 Капитал
31000 Обикновени акции
4 Приходи
41000 Стоки
42000 Услуги
5 Разходи
51100 Стойност на продадените стоки
52500 Други оперативни разходи
53000 Разлика в цената

Статии в счетоводната книга

Всеки финансов документ на компанията (напр. фактура, банково извлечение, фиш за заплата, договор за увеличаване на капитала) се записва като запис в счетоводната книга, което влияе върху няколко сметки.

За да бъде балансирана една статия в журнала, сумата на всички дебити трябва да е равна на сумата на всички кредити.

  • Учредяване на компанията
  • Клиентска фактура ($100 + 9% данък)
  • Плащане от клиента
  • Фактура за покупка (фактура $52, но поръчката за покупката е $50)
  • Получени стоки на доставчика (поръчка: $ 50)
  • Купуване на актив ($300,000 - без данък)
  • Плащане на фактура на доставчика
  • Касова бележка
  • Плащане на фактура от клиента, 5% отстъпка за ранно плащане
  • Затваряне на фискалната година - положителна печалба и 50% дивиденти
Дебит Кредит
Активи: пари в брой 1000
Капитал: обикновени акции 1000

Разяснение:

  • Компанията получава $1000 в брой
  • Акции на стойност $1000 принадлежат на основателите

Първоначалният капитал може да бъде пари в брой, но също така би могъл да бъде и интелектуална собственост, клиентела от предишна компания, лицензи, ноу хау и др.

Понякога капиталът не се освобождава незабавно, може да се наложи отчитане на "капитал за освобождаване".

Обединяване

Обединяването е процес на свързване на елементи от журнала на конкретна сметка със съответстващи кредити и дебити.

Оснените фактури и да закрие отворените клиентски позиции. Това се случва чрез обединяване по сметката на вземанията. Основната му цел е да свързва плащанията към свързаните с тях фактури, за да обозначи плат

Една фактура е маркирана като платена, когато нейните статии в журнала за сметки на вземанията са съгласувани със съответните статии в журнала за плащания.

Обединяването се извършва автоматично от системата, когато:

  • плащането е регистрирано директно във фактурата
  • връзките между плащанията и фактурите се откриват при процеса на обединяване на редовете от банковите извлечения

Пример за позиции на клиенти

Сметки за вземания Дебит Кредит
Фактура 1 100
Плащане 1.1 70
Фактура 2 65
Плащане 1.2 30
Плащане 2 65
Фактура 3 50
Общо за плащане 50

Банковото обединяване представлява съгласуването на банкови извлечения (предоставени от банката ви) с вътрешно регистрирани сделки (плащания на доставчици или от клиенти). Всеки ред от банковото извлечение, може да бъде:

съгласуван с предварително записано плащане:

едно плащане е регистрирано, когато е получен чек от клиента, след което той е съгласуван при проверяването на банковото извлечение

вписан като ново плащане:

статията в журнала на това плащане е създадена и съгласувана със съответните фактури при обработката на банковото извлечение

вписан като друга транзакция:

банков превод, директно таксуване и др.

Би следвало Плана автоматично да обединява повечето транзакции, само за малка част от тях ще се наложи ръчен преглед. Когато процесът на банково обединяване приключи, салдото по банковата сметка в Плана трябва да съвпада със салдото на банковото извлечение.

Пример за позиции на клиенти