За да разберем потенциалните ползи от една ERP система за малките и средни фирми, трябва да осъзнаем основния проблем, който ERP проектите целят да разрешат – фрагментацията на информацията при бизнес организациите.

Информацията е един от ключовите активи на компаниите. Няма процес, който да не е свързан с генерирането или обработката на някакъв вид информация. Когато в една организация се използва цялостна информационна система, ползите могат да бъдат огромни. И ако до скоро малките фирми използваха за целта тефтери, екселски таблици и дори – лаптопа на шефа, то с внедряването на ERP система възможностите за използване на фирмената информация в реално време се променят изцяло.

Екипите вече могат да разполагат с данните, които им трябват в контекста, в който работят в момента, от всякъде и през всякакво устройство.

В основата на една такава система стои единна база данни. В нея се събира и разпространява информация от и към модулните приложения подпомагащи на практика всички бизнес операции, независимо от тяхната функционалност или географско разположение.

Корпоративните информационни системи като ERP улесняват, обобщават и съхраняват потоците от информация в бизнес организациите и осигуряват на мениджмънта директен достъп до безценна оперативна и управленска информация в реално време и подпомагат имплементацията на т.нар. „agile“ и „lean“ методи на управление.

С нейната интеграция компаниите реализират значителни ползи, защото тогава става по-лесно въвеждането, съхраняването и достъпа до информация.

Какви други предимства носят съвременните ERP системи:

• Единна база данни, съдържаща данните на основната ERP система и всички допълнителни приложения

• Лесна скалируемост и възможност фирмата да използва точно толкова ресурси, от колкото има нужда в конкретния момент

• Интеграция на фирмената комуникация (електронна поща, телефонна централа, мобилни телефони)

• Интеграция с уеб приложения (фирмен уеб сайт, електронен магазин, портали)

• Интеграция с мобилни приложения и устройства

• Лесен достъп на мобилни служители до фирмените ресурси

Новите платформи, повишената мобилност, интеграцията на множество подсистеми (CRM, MRP, BPM, BI, UC, CRP) в единно решение водят до нови възможности, бързи и информирани мениджърски решения, автоматизация на нови типове бизнес процеси и т.н.

В крайна сметка всичко това може да позволи на една малка фирма да се разрасне значително по-бързо.